Hvordan gjennomføre en Byttehelg?

Vi hjelper dere med planleggingen og gjennomføringen av Byttehelgen

Her får du noen tips, laget av klubbene som allerede er flinke til å arrangere Byttehelgen.

Sett av nok tid

Når kan folk komme å levere utstyr? Innlevering av utstyr er som regel fredag. Erfaringsmessig kan det bli litt travelt for klubben hvis innlevering av utstyr er samme dag som folk kommer for å kjøpe utstyr. Det kan være lurt å finne andre steder og tidspunkter hvor folk kan levere inn utstyr også (f.eks. skoler, barnehager, fritidsklubber, lokale matbutikker). Her er det bare å være kreativ.
Når kan folk komme på arrangementet? Oftest har gjennomføringen skjedd på lørdag, men noen velger også å holde arrangementet både lørdag og søndag.
Når og hvordan henter folk utstyr som ikke er blitt solgt? Her er det flere muligheter. En mulighet er etter at Byttehelgen avsluttes på lørdag og at folk henter opp da, men også søndag er praktisk for opphenting. Vurder ut fra hvor stort arrangement du har. Mange velger også å gi utstyr som ikke selges til for eksempel Fretex eller UFF.

Få med nok frivillige

Sørg for at du begynner å snakke med foreldre eller andre ildsjeler som kan bidra under arrangementet. Husk også at det er viktig å bemanne godt opp både under innlevering av utstyr og ved henting av utstyr som ikke har blitt solgt.

Sørg for at alle ”poster” under byttehelgen har en ansvarlig som sørger for å gjøre klart alt. Gi gjerne ulike frivillige ansvar for sin del som for eksempel kasse, kafe, skiklær, ski etc., slik at ansvaret blir mindre per person.

Lag vaktlister som distribueres i god tid i forveien.

Erfaringsmessig er det flest besøkende rundt det tidspunktet Byttehelgen åpner, det er da flest er ute etter å gjøre et kupp.

Tjen penger til klubben din!

Det er vanlig at klubben tar en andel av salget av utstyret som selges (eks 10-20%) for å få litt større klubbkasse. Det kan også komme en del mennesker på arrangementet som ønsker litt å spise og drikke, så det kan være en god ide å selge kaffe og vafler eller lignende for å tjene litt mer til klubben.

Mange velger Vipps, betalingsmetode via mobil. Da blir det enkelt både for kundene å betale og for klubben å motta betaling og overføre beløpet til de som har levert inn utstyr i etterkant. Du finner mer informasjon om Vipps her. Spør gjerne om noen fra din lokale SpareBank 1 kan rådføre klubben under arrangementet hvis dere trenger hjelp til å sette opp Vipps.

Det er god økonomi å kjøpe brukt, men kanskje klubben kan samarbeide med den lokale sportsbutikken. Hvis flere får mulighet til å gå på ski, betyr det at flere trenger utstyr. Kanskje har sportsbutikken noen gode tilbud til nye skiløpere som den kan by på, og samtidig hjelper din klubb med å kommunisere Byttehelgen. Noen ganger kan de også være interessert i å ha en stand hvor de skal selge luer/hansker med mer som er kjekt å ha når man har fått et par nye brukte ski. Mulighetene er mange!

Under Byttehelgen: Gjennomføring

Det er nå det gjelder! Byttehelgen er markedsført og kommunisert til frivillige, de som skal selge utstyr og de som skal kjøpe utstyr. Har du planlagt Byttehelgen godt, bør alt kunne gå bra nå. Likevel er det en del praktisk som skal gjøres, spesielt knyttet til logistikk, oppsett av Vipps og alt det praktiske.

Tips på veien

Ha nok bemanning. Få med deg nok frivillige og sett opp tydelige vaktlister slik at alle vet når og hva de skal gjøre.
Vær forberedt på kø ved åpning. Vær forberedt på at det kommer flest mennesker rett etter det har åpnet.
Fordeling av ansvar. Sørg for at det alltid er en som er hovedansvarlig for ”posten” på jobb i tilfelle det skulle dukke opp uforventete ting (eks kafe, kasse, langrennsavdelig etc.)
Dokumentere og vurdere arrangementet. Ta bilder og gjerne også film og send til byttehelgen@sparebank1.no. Vi vil gjerne vite hvordan det gikk.

Lykke til!

Etter Byttehelgen: Oppsummering

Det er alltid fint å bruke tiden i etterkant til å prate og takke for et godt arrangement. På samme tid vil dere kunne vise de som ikke fikk kommet hva som skjedde så de sørger for å holde av dagen neste år.

Takk og på gjensyn!

Takke for deltagelsen. Kanskje kan dere lage en takk for vel overstått artikkel i medlemsbladet eller nettsidene?
Hold kontakten. Eller kan dere samle epostadresser hvis de ønsker påminnelse om neste års arrangement?
Ta vare på Byttehelgspakken. Da kan du bruke det aller meste på nytt til neste år.
Hva gjør dere med utstyr som er til overs? Har du skiutstyr til overs som eierne ikke ønsker å ta tilbake? Det finnes kanskje en organisasjon eller en skole i nærmiljøet som kan bruke utstyret, eller kanskje det kan oppbevares og selges på nytt neste år?