Før Byttehelgen: Planleggingstips

Hvis du ikke allerede har gjort det: Meld interesse for å være med på årets Byttehelg.

Praktiske ting som må på plass:

Lokaler

Book lokale. Hvis ikke klubblokalene egner seg, husk å låne eller leie et lokale som er passe
stort for Byttehelgen. Det er lurt å være ute i god tid! Lokaler som egner seg godt er for
eksempel klubbhus, idrettshaller, skoler og kjøpesentre.

Sett av nok tid

Tre tidspunkter er viktige når du planlegger:

  1. Når kan folk komme å levere utstyr de ønsker å selge?
    Innlevering av utstyr er som regel fredag. Erfaringsmessig kan det bli litt travelt for klubben hvis innlevering av utstyr er samme dag som folk kommer for å kjøpe utstyr. Det kan være lurt å finne andre steder og tidspunkter hvor folk kan levere inn utstyr også (f.eks. skoler, barnehager, fritidsklubber, lokale matbutikker). Her er det bare å være kreativ.
  2. Når kan folk komme på selve arrangementet?
    Oftest har gjennomføringen skjedd på lørdag, men noen velger også å holde arrangementet både lørdag og søndag. Byttehelgen kan også arrangeres på andre tidspunkter dersom klubben ikke har mulighet 11. og 12. november.
  3. Når og hvordan henter folk utstyr som ikke har blitt solgt?
    Her er det flere muligheter. En mulighet er etter at Byttehelgen avsluttes på lørdag og at folk henter opp da, men også søndag er praktisk for opphenting. Vurder ut fra hvor stort arrangement du har. Mange velger også å gi utstyr som ikke selges til for eksempel Fretex eller UFF.

Få med frivillige

  • Sørg for at du begynner å snakke med foreldre eller andre ildsjeler som kan bidra under arrangementet. Husk også at det er viktig å bemanne godt opp både under innlevering av utstyr og ved henting av utstyr som ikke har blitt solgt.
  • Sørg for at alle ”poster” under byttehelgen har en ansvarlig som sørger for å gjøre klart alt. Gi gjerne ulike frivillige ansvar for sin del som for eksempel kasse, kafe, skiklær, ski etc., slik at ansvaret blir mindre per person.
  • Lag vaktlister som distribueres i god tid i forveien.
  • Erfaringsmessig er det flest besøkende rundt det tidspunktet Byttehelgen åpner, det er da flest er ute etter å gjøre et kupp.

Slik kan klubben få bedre økonomi under Byttehelgen

Det er vanlig at klubben tar en andel av salget av utstyret som selges (eks 10-20%) for å få litt større klubbkasse. Det kan også komme en del mennesker på arrangementet som ønsker litt å spise og drikke, så det kan være en god ide å selge kaffe og vafler eller lignende for å tjene litt mer til klubben.

Mange velger Vipps, betalingsmetode via mobil. Da blir det enkelt både for kundene å betale og for klubben å motta betaling og overføre beløpet til de som har levert inn utstyr i etterkant. Du finner mer informasjon om Vipps her. Spør gjerne om noen fra din lokale SpareBank 1 kan rådføre klubben under arrangementet hvis dere trenger hjelp til å sette opp Vipps.

Det er god økonomi å kjøpe brukt, men kanskje klubben kan samarbeide med den lokale sportsbutikken. Hvis flere får mulighet til å gå på ski, betyr det at flere trenger utstyr. Kanskje har sportsbutikken noen gode tilbud til nye skiløpere som den kan by på, og samtidig hjelper din klubb med å kommunisere Byttehelgen. Noen ganger kan de også være interessert i å ha en stand hvor de skal selge luer/hansker med mer som er kjekt å ha når man har fått et par nye brukte ski. Mulighetene er mange!

Byttehelgspakken kommer

  • Hvis du har bestillt Byttehelgspakken får klubben denne i begynnelsen av november. Gå igjennom pakken og sjekk alt utstyret og planlegg hvordan dette skal brukes.
  • Les mer allerede nå om innholdet i Byttehelgspakken.